Nghề thư ký: dễ nhưng khó làm
“Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp Mỹ nhận định như vậy. Thư ký ngày nay “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”, họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan.
Thư ký được coi là trợ thủ đắc lực của các nhà quản lý. Công việc của họ thầm lặng đứng sau thành công của nhà lãnh đạo nhưng chỉ cần thiếu họ một ngày, rất có thể các sếp sẽ cuống lên vì không ai giúp họ giải quyết gọn ghẽ khối lượng công việc khổng lồ.
Thư ký sắp xếp thời gian, thông tin và tài liệu cho một hoặc một nhóm quản trị viên cấp cao nhất định. Phạm vi trách nhiệm của người thư ký có thể thay đổi theo độ tuổi, kinh nghiệm và yêu cầu của người tuyển dụng.
Mục lục:
Công việc chính của thư ký:
– Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan.
– Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn.
– Tiếp khách hàng khi cần thiết.
– Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến
– Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo
– Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã hội khác.
– Lưu trữ.
– Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v…
Điều kiện công việc và cơ hội nghề nghiệp:
Thư ký làm việc trong các văn phòng tiện nghi. Ngày nay, máy tính và các phần mềm văn phòng tiện dụng giúp ích nhiều cho công việc của thư ký. Thư ký là một trong những sợi dây liên lạc và truyền đạt chỉ đạo của giám đốc tới các phòng ban khác. Họ thường xuyên dành thời gian tháp tùng sếp đi gặp gỡ các đối tác, hội thảo v.v… Họ thường làm việc trong giờ hành chính. Thư ký hiện nay đang là một vị trí được tuyển dụng khá nhiều, thậm chí nhiều công ty còn trang bị cho mình cả một ban thư ký để giúp đỡ đảm đương khối công việc lớn.
Phẩm chất và kỹ năng cần thiết:
– Kỹ năng giao tiếp tốt, duyên dáng, khéo léo.
– Trung thực, chân thành, có khả năng bảo mật thông tin.
– Biết cách chăm lo cho vẻ ngoài của mình.
– Kỹ năng tổ chức.
– Khả năng chịu áp lực công việc
– Khả năng ngôn ngữ tốt ở cả nói và viết, giỏi ngoại ngữ và tin học văn phòng.
– Tinh thần trách nhiệm cao.
Bạn có thể bước chân vào nghề này sau khi tốt nghiệp bất cứ trường lớp nào, miễn là đảm bảo thành thạo ngoại ngữ, tin học, có sự nhanh nhẹn, hoạt bát cùng vốn kiến thức cơ bản. Thuận lợi nhất là khi bạn tốt nghiệp các trường thuộc khối kinh tế, quản trị hoặc hành chính vì các ngành đào tạo này có nhiều điểm gần với nghề thư ký. Điều đó sẽ giúp bạn bắt nhịp nhanh hơn với công việc.